الثلاثة أعمدة الأساسية
عند تخطيط ورشة عمل للتصميم، يجب أن يتم بناءها على ثلاثة أعمدة أساسية. هذه الأعمدة هي: الأهداف، النتائج، والمعلومات المطلوبة.
أولاً، الأهداف
ما الذي تتوقع أن تحققه من خلال ورشة العمل؟ قد تكون الأهداف توليد أفكار جديدة، تحسين فهمك لمشكلة معينة، أو حتى تقديم حلول مبتكرة. تحديد الأهداف بوضوح سيساعدك على توجيه الورشة والحفاظ على التركيز.
ثانياً، النتائج
هذه هي النتائج التي تتوقع أن تحصل عليها من ورشة العمل. يمكن أن تكون النتائج العرض الأول لمشروع تصميم، أو قائمة مع الأفكار المبتكرة، أو حتى مجرد تحسين العلاقات بين الأعضاء.
ثالثاً، المعلومات المطلوبة
هذه هي المعلومات التي ستحتاجها لإجراء الورشة بنجاح. قد تشمل هذه المعلومات معرفة خلفية المشاركين، معرفة الموارد المتاحة، أو حتى معرفة القيود والقوانين التي قد تؤثر على الورشة.
بفهم هذه الأعمدة الثلاثة، يمكنك تخطيط ورشة عمل فعالة تقود إلى نتائج مثمرة.
صياغة الأهداف
معرفة الأهداف الأساسية لورشة العمل هو أحد العناصر الأكثر أهمية في التخطيط لها. من الأساسي أن تكون الأهداف واضحة ومحددة وقابلة للقياس. عند تحديد الأهداف، ضع في اعتبارك الأسئلة التالية: ما الذي نرغب في تحقيقه في نهاية الورشة؟ كيف يمكننا أن نعرف أننا أحرزنا تقدماً باتجاه هذا الهدف؟
على سبيل المثال، قد يكون الهدف الخاص بك هو تطوير مفهوم جديد لتصميم موقع ويب، أو ربما تحسين التعاون داخل الفريق. كلما كانت أهدافك أكثر تحديدًا، كلما كانت النتائج أكثر فعالية.
بالإضافة إلى ذلك، تذكر أن الأهداف يجب أن تكون قابلة للتحقيق. لا يوجد معنى لتحديد أهداف غير واقعية يصعب تحقيقها في إطار الورشة. قم بتقييم الأهداف التي وضعتها وتأكد من أنها متوازنة وقابلة للتحقيق.
التركيز على النتائج الملموسة
في كل ورشة عمل تصميم، يجب أن يكون لديك نتائج ملموسة يمكنك العمل على تحقيقها. النتائج الملموسة تعني النتائج التي يمكنك رؤيتها وتحقيقها في الواقع، وليس فقط الأفكار النظرية. يمكن أن تشمل هذه النتائج مفاهيم جديدة، أو تحسينات في العمليات، أو خطط عمل محددة.
عندما تركز على تحقيق نتائج ملموسة، يمكنك توجيه جهود الفريق والمشاركين نحو الأهداف الأكثر أهمية. وهذا يعني أيضًا أن جميع المشاركين سوف يكون لديهم فكرة واضحة عن ما يجب القيام به بعد الورشة.
إحدى الطرق الفعالة لضمان الحصول على نتائج ملموسة هي توفير جدول زمني واضح ومحدد للورشة. بمعنى آخر، يجب أن تقوم بتخصيص الوقت الكافي لكل نشاط، وتأكيد على أن كل المشاركين يعرفون ما هي النتائج المتوقعة.
توثيق المعلومات المطلوبة
تختلف الأهداف والنتائج المرجوة من ورشة العمل من تصميم لآخر، لذلك يجب أن يكون لديك فكرة واضحة عن المعلومات التي تحتاجها لتحقيق تلك الأهداف. قد يشمل ذلك جمع المعلومات الحالية عن المشروع أو المنتج، أو تحديد القضايا التي تحتاج إلى حل، أو تحديد الفرص المحتملة للتحسين.
أحد الطرق الفعالة لتوثيق المعلومات المطلوبة هو استخدام الأدوات الرقمية، مثل Google Docs أو Trello. تتيح لك هذه الأدوات توثيق المعلومات في مكان مركزي يمكن الوصول إليه بسهولة ويمكن تحديثه من قبل جميع المشاركين.
كما يمكنك أيضًا استخدام الأدوات التقليدية، مثل الألواح البيضاء والملاحظات اللاصقة. قد يكون الأمر مفيدًا خاصة إذا كانت ورشة العمل تتضمن أنشطة تفاعلية تتطلب التفكير الجماعي والتعاون.
في كلتا الحالتين، تذكر دائمًا أن تحتفظ بنسخة من هذه المعلومات للرجوع إليها في المستقبل.
محاذاة العمليات
بعد أن قمت بتحديد الأهداف والنتائج المطلوبة والمعلومات المطلوبة، يجب أن تبدأ في النظر في كيفية تحقيقها. يشمل ذلك تحديد العمليات أو الأنشطة التي ستستخدمها خلال ورشة العمل لتحقيق النتائج المطلوبة.
على سبيل المثال، قد ترغب في استخدام تقنيات معينة للتفكير الجماعي أو تقنيات لاتخاذ القرارات. قد ترغب أيضًا في استخدام أنشطة معينة لتشجيع التفاعل بين المشاركين وتعزيز التعاون الجماعي.
عند تحديد العمليات، يجب أن تأخذ في الاعتبار الهيكل العام لورشة العمل والتوقيت المتاح لك. تذكر أن العمليات يجب أن تساعدك على تحقيق النتائج المطلوبة، وليس فقط لإجراء أنشطة لأجلها.
إنشاء خطة الورشة
بمجرد أن تكون قد قررت على العمليات والأنشطة التي ستستخدمها في ورشة العمل، يجب أن تبدأ في وضع خطة للورشة. هذه الخطة يجب أن تشمل الجدول الزمني للأنشطة المختلفة، بما في ذلك الاستراحات والجلسات الفردية والجماعية.
عند إنشاء الخطة، تأكد من أنك تخصص الوقت الكافي لكل نشاط. يجب أن تأخذ في الاعتبار أيضاً أن بعض الأنشطة قد تأخذ وقتاً أطول من المتوقع، لذا قد ترغب في تخصيص بعض الوقت الإضافي كمرون.
أخيراً، تذكر أن الخطة ليست ثابتة ويجب أن تكون قادراً على التكيف مع أي تغييرات قد تحدث خلال ورشة العمل. يمكن أن تكون هذه التغييرات نتيجة للظروف غير المتوقعة أو ردود الفعل من المشاركين.
القرار بشأن المشاركين
الخطوة التالية في تخطيط ورشة العمل هي تحديد من سيشارك فيها. الذين تختارهم للمشاركة في ورشة العمل يمكن أن يكون لهم تأثير كبير على نتائج الورشة.
الهدف هنا هو الحصول على مجموعة متنوعة من الأصوات والآراء. يمكنك البحث عن مشاركين من مختلف الأدوار والخلفيات داخل المؤسسة، من المديرين العليا إلى الموظفين الجدد، ومن مختلف القطاعات أو الفرق.
من المهم أيضًا الحرص على أن يكون لدى المشاركين الرغبة والقدرة على المساهمة في الورشة. لا ينبغي أن يكون لدى أي من المشاركين شعور بأنهم مجرد مشاهدين، بل يجب أن يكونوا مستعدين ومتحمسين للمشاركة بنشاط في الأنشطة والمناقشات.
تحديد الزمان والمكان
بمجرد تحديد الأهداف والمشاركين، يجب النظر في الزمان والمكان المناسبين لورشة العمل.
- الزمان: يجب أن تختار الزمان الذي يتناسب مع جميع الأعضاء. قد يكون من الصعب تحديد وقت يناسب الجميع، لكن يجب بذل قصارى جهدك للعثور على وقت يمكن للجميع المشاركة فيه. قد يكون من الجيد أيضًا تحديد الفترات الزمنية للأنشطة المختلفة للتأكد من الإلتزام بالجدول الزمني للورشة.
- المكان: المكان الذي تقيم فيه ورشة العمل أمر مهم جدًا. الهدف هو العثور على مكان مريح ومناسب يدعم العمل الجماعي والإبداع. يجب أن يكون الغرفة مريحة ومشرقة، ومجهزة بالأثاث اللازم للعمل الجماعي، مثل الكراسي والطاولات وألواح الكتابة على الجدران، والتكنولوجيا المناسبة، مثل جهاز العرض والإنترنت. إذا كانت الورشة تتم عبر الإنترنت، يجب أن تتأكد من أن كل المشاركين لديهم البرمجيات والأجهزة المناسبة للمشاركة.
إرسال الجدول الزمني
الخطوة الأخيرة في تخطيط ورشة العمل هي إرسال الجدول الزمني للمشاركين. هذا الجدول الزمني يجب أن يحتوي على:
- الأهداف المحددة لورشة العمل
- قائمة بالأنشطة التي ستتم خلال الورشة
- الزمان والمكان
- قائمة المشاركين
- ما يتعين على المشاركين إحضاره معهم، إذا كان ذلك ضروريًا
من الجيد أيضًا تذكير المشاركين بأنهم يمكنهم التواصل معك في حالة أي استفسارات أو تساؤلات قبل بدء ورشة العمل. بفضل هذا الجدول الزمني المفصل، ستكون الورشة معدة بشكل جيد وسيكون الجميع على دراية بما يتوقعونه.
الخلاصة
تخطيط ورشة عمل تصميم فعالة يتطلب بعض الجهد، ولكن مع التحضير الجيد، يمكنك ضمان أن الورشة ستكون ناجحة. عن طريق العمل على هذه النقاط المختلفة، ستتمكن من تحقيق أقصى استفادة من وقتك ووقت المشاركين، مع الحفاظ على البيئة التعاونية والإبداعية التي تعزز التعلم والنمو.
الأسئلة المتكررة
ما هي الأمور التي يجب مراعاتها عند تحديد الأهداف لورشة العمل؟
يجب أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحدودة زمنياً (SMART). كما يجب أن تكون مرتبطة بشكل وثيق بالموضوع العام للورشة.
ما الذي يجب أن يتضمن الجدول الزمني؟
الجدول الزمني يجب أن يتضمن الأهداف، قائمة بالأنشطة، الزمان والمكان، قائمة المشاركين، وما يتعين على المشاركين إحضاره معهم.
كيف يمكنني اختيار المشاركين المناسبين لورشة العمل؟
يجب أن تشمل المشاركين الأشخاص الذين لديهم القدرة على المساهمة بشكل مباشر في تحقيق الأهداف. قد يشمل هذا الأعضاء من مختلف الأقسام أو المجالات، بحسب الحاجة.
