ورش العمل المشتركة: التعريف والتخطيط وطرق انتقاء المشاركين

بصفة متزايدة في مجال تصميم تجارب المستخدم وتصميم الخدمات، يتم اعتبار ورش العمل المشتركة منهجًا فعالًا لتحقيق التعاون والإبداع الجماعي. توفر ورش العمل المشتركة بيئة محفزة تجمع مجموعة متنوعة من المشاركين للتفكير والتصميم المشترك وتوليد أفكار جديدة وحلول مبتكرة. في هذا المقال، سنستكشف مفهوم ورش العمل المشتركة ونستعرض الجوانب الأساسية لتخطيط وإجراء جلسات ناجحة. سنناقش أهمية تحديد الغرض والأهداف للورشة، واختيار الميسر المناسب، وإشراك المشاركين المناسبين، وتحديد جدول الأعمال. بالإضافة إلى ذلك، سنتعرض لتقنيات التسخين، ونقارن بين ورش العمل المشتركة ومجموعات التركيز، ونستعرض عملية اختيار الطرق المناسبة. من خلال فهم الأسس وأفضل الممارسات لورش العمل المشتركة، يمكنك تعزيز قدرتك على تعزيز التعاون وتحرير الإبداع الجماعي وتحقيق نتائج ملموسة في مشاريع تصميم الخدمات الخاصة بك.

ما هي ورش العمل المشتركة (Co-creative Workshop Definition)

ورش العمل المشتركة هي عبارة عن جلسات تفاعلية تهدف إلى تحقيق التعاون الإبداعي بين المشاركين في عملية تصميم الخدمات. تعتبر هذه الورش فضاءً مفتوحًا وآمنًا يمكن للمصممين والمستخدمين وأطراف أخرى مشاركة أفكارهم وخبراتهم والعمل معًا لتوليد حلول مبتكرة وتحسين تجربة المستخدم.

تتميز ورش العمل المشتركة بطبيعتها التفاعلية والتشاركية، حيث يتم دعوة المشاركين للمشاركة بنشاط وتبادل الأفكار والملاحظات. يتم تنظيم الورشة بشكل مهيكل ويتم توجيه النقاشات والأنشطة بواسطة الميسر أو فريق التصميم المشرف. يتم استخدام تقنيات مختلفة للتسخين وتنشيط الجلسات وتحقيق التعاون والإبداع.

ورش العمل المشتركة تعتبر أداة قوية في عملية تصميم الخدمات حيث تسمح للمصممين بفهم أفضل لاحتياجات وتطلعات المستخدمين والأطراف المعنية. بفضل التفاعل والتعاون المباشر، يتم تحفيز توليد الأفكار الجديدة واختبارها وتحسينها في فترة زمنية قصيرة. يتمكن المشاركون من المساهمة بشكل فعّال في تحديد التوجهات القادمة والعمل على حلول تلبي احتياجات المستخدمين وتحسين تجربتهم.

ورش العمل المشتركة تعد أيضًا بيئة ملائمة لتعزيز التعاون بين أعضاء الفريق وتعزيز التفاعل والثقة بينهم. تتيح للمشاركين فرصة تعلم وتبادل المعرفة والخبرات بشكل مفتوح ومباشر.

باختصار، تعد ورش العمل المشتركة أداة قوية لتحقيق التعاون الإبداعي وتوليد حلول مبتكرة في عملية تصميم الخدمات. توفر بيئة مفتوحة وآمنة لتبادل الأفكار والتعاون بين المصممين والمستخدمين والأطراف المعنية من أجل تحسين تجربة المستخدم وتلبية احتياجاتهم بشكل فعّال.

تحديد الغرض والأهداف (Define the Purpose and Goals)

تحديد الغرض والأهداف هو خطوة حاسمة في تخطيط ورشة العمل المشتركة. يتعين على المشاركين والميسرين تحديد سبب إقامة الورشة والنتائج التي يرغبون في تحقيقها من خلالها. هذا يساعد على توجيه سير الورشة وضبط توقعات المشاركين وتحقيق نتائج فعالة.

لتحديد الغرض والأهداف، يجب أن يكون هناك فهم واضح للتحديات أو المشكلة التي تواجهها فريق التصميم أو المنظمة. يتم تحديد الأهداف بشكل محدد وقابل للقياس، مثل تطوير نموذج تفاعلي للتطبيق أو تحسين تجربة المستخدم في منتج معين.

عند تحديد الأهداف، ينبغي أن تكون محددة بشكل جيد وملائمة للمشاركين في الورشة. يمكن أن تشمل الأهداف تحقيق نتائج فنية محددة، مثل تصميم واجهة مستخدم جديدة، أو تحسين نظام الملاحة. يمكن أيضًا أن تشمل الأهداف تحقيق أهداف استراتيجية أو تنظيمية أو تعزيز التفاهم والتعاون بين الأطراف المعنية.

تحديد الغرض والأهداف يساعد أيضًا على تحديد نطاق الورشة وتحديد المحتوى والأنشطة التي ستتم خلالها. كما يساعد في تحضير المواد اللازمة وتوفير الوقت والموارد اللازمة لتحقيق الأهداف المحددة.

في النهاية، يجب أن يتفق جميع المشاركين على الغرض والأهداف المحددة لضمان توجيه وتنفيذ فعال لورشة العمل المشتركة.

الميسر (Facilitator)

دور الميسر في ورشة العمل المشتركة يلعب دورًا حاسمًا في تسهيل التعاون والإبداع بين المشاركين. يعمل الميسر كوسيط بين المشاركين ويساعدهم على التعاون بشكل فعال وتحقيق الأهداف المحددة للورشة.

للقيام بدور الميسر بنجاح، يجب أن يتمتع بمجموعة من المهارات والصفات. من أهم هذه المهارات:

القدرة على تسهيل الحوار والمناقشة

يجب أن يكون الميسر قادرًا على تسهيل حوار فعّال بين المشاركين، وتشجيعهم على التعبير عن أفكارهم وملاحظاتهم بحرية.

مهارات الاستماع الفعّال

يجب أن يكون الميسر متفهمًا ومنصتً لمشاركين الورشة، وأن يظهر اهتمامًا حقيقيًا بالآراء والتجارب الفردية.

التواصل الواضح

يجب أن يكون الميسر قادرًا على التواصل بشكل واضح وفعال، وتوجيه المشاركين في الأنشطة والمهام المطروحة.

القدرة على إدارة الوقت والموارد:

يجب أن يكون الميسر قادرًا على إدارة الوقت والموارد المتاحة بشكل فعال، وتوزيع الوقت بين مختلف الأنشطة والجلسات في الورشة.

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتمتع الميسر بقدرة على الاحتفاظ بالنقاش والأنشطة في المسار المناسب، وتحفيز المشاركين وتعزيز التعاون والإبداع.

يعتبر الميسر عاملاً حاسمًا في إنجاح ورشة العمل المشتركة، ويجب اختياره بعناية بناءً على المهارات والخبرات التي يتمتع بها لضمان تحقيق أفضل النتائج.

المشاركين (Participants):

اختيار المشاركين المناسبين في ورشة العمل المشتركة يلعب دورًا هامًا في تحقيق الهدف المنشود. يجب أن يتم اختيار المشاركين بناءً على الخبرات والمعرفة المتنوعة التي تعزز التفاعل والتبادل الإبداعي.

عند اختيار المشاركين، يجب أن تأخذ في الاعتبار الجوانب التالية:

1. التنوع: ينبغي أن تكون المجموعة المشاركة متنوعة من حيث الخلفيات والمهارات والتجارب. هذا التنوع يساعد على توفير رؤى متعددة وتعزيز الابتكار.
2. الخبرات والمعرفة: ينبغي أن يكون للمشاركين خبرة أو معرفة ذات صلة بموضوع الورشة. يمكن أن تكون هذه الخبرة في مجالات التصميم وتجربة المستخدم والمجالات المتعلقة بالخدمات المستهدفة.
3. الانخراط والاهتمام: يفضل اختيار المشاركين الذين يظهرون اهتمامًا ورغبة في المشاركة والتعاون. يمكن أن تكون رغبة المشاركين في تحسين تجربة المستخدم وإحداث تأثير إيجابي هي عامل محفز للمشاركة الفعّالة.

بالإضافة إلى ذلك، يجب ضمان إشراك المشاركين المناسبين من جميع الأطراف المعنية، بما في ذلك المصممين الداخليين والمستخدمين وفرق الإدارة المعنية. يمكن أيضًا توجيه الدعوة لخبراء في المجالات ذات الصلة لتقديم وجهات نظر قيمة وتحقيق التوازن المطلوب.

باختيار المشاركين المناسبين، يمكن تحقيق تعاون إبداعي قوي وتنفيذ تصميمات مبتكرة وتحسين تجربة المستخدم.

تحديد جدول الأعمال (Specify the Agenda of the Workshop)

تحديد جدول الأعمال هو خطوة مهمة في تخطيط ورشة العمل المشتركة، حيث يساهم في توجيه سير الورشة وتحقيق الأهداف المحددة. يتضمن تحديد جدول الأعمال ترتيب الأنشطة وتحديد الوقت المخصص لكل نشاط.

عند تحديد جدول الأعمال، يجب مراعاة النقاط التالية:

1. تحديد الأنشطة: ينبغي تحديد الأنشطة التي ستتم خلال ورشة العمل بناءً على الأهداف المحددة. يمكن أن تشمل الأنشطة توليد الأفكار، وتحليل المشكلات، وتصميم الحلول، وتقديم النتائج.
2. ترتيب الأنشطة: يجب ترتيب الأنشطة بشكل منطقي يتيح التدفق السلس بينها. يجب أن يتم تحديد تسلسل الأنشطة والعلاقات بينها بناءً على طبيعة المشروع والأهداف المحددة.
3. توزيع الوقت: يجب تحديد الوقت المخصص لكل نشاط وتحديد المدة المناسبة لضمان إكمال الأنشطة بشكل فعّال. ينبغي أيضًا ترك مساحة للمناقشة والتعاون بين المشاركين.
4. التحفيز والتفاعل: ينبغي أن تتضمن جدول الأعمال تقنيات وأنشطة لتحفيز وتفاعل المشاركين. يمكن استخدام تقنيات التسخين، وتمارين الكسر الجليدي، وتقنيات التوليف الجماعي لتعزيز التعاون وإثارة الإبداع.

بتحديد جدول الأعمال الصحيح، يمكن توجيه سير الورشة وضمان تنفيذ الأنشطة بشكل فعّال لتحقيق الأهداف المحددة.

تجنب الحكم المسبق (Avoid Judgment):

في ورشة العمل المشتركة، يجب أن يتم التركيز على تشجيع التفكير المفتوح وتجنب الحكم المسبق للأفكار المطروحة. تجنب الحكم المسبق يساهم في إيجاد بيئة آمنة ومحفزة للمشاركين للتعبير عن أفكارهم ومشاركة رؤى مختلفة.

بعض النصائح لتجنب الحكم المسبق في ورشة العمل المشتركة:

• الاستماع الفعّال: يجب أن يكون المشاركون والميسرون على استعداد للاستماع بشكل فعّال لأفكار المشاركين الآخرين. يجب عدم التقييم أو الانتقاد المباشر للأفكار، بل الاستماع وتحفيز المشاركين للتعبير بحرية.
• التحفيز والتشجيع: يجب تشجيع المشاركين على المشاركة الفعّالة والتفكير الإبداعي. يمكن استخدام تقنيات التحفيز والتشجيع مثل تمارين التسخين وتقنيات التفكير الجماعي لإلهام المشاركين وتشجيعهم على التفكير خارج الصندوق.
• قبول التنوع: يجب أن يتم قبول واحترام التنوع في الآراء والرؤى. يجب أن يتعلم المشاركون قبول وتقبل وجهات النظر المختلفة والاستفادة من التنوع في توليد الأفكار وتحقيق الابتكار.
• تعزيز التعاون: يجب تشجيع التعاون والعمل الجماعي بين المشاركين. يمكن استخدام تقنيات التوليف الجماعي والعمل بروح الفريق لتعزيز التفاعل وتحقيق الهدف المشترك.

من خلال تجنب الحكم المسبق، يمكن تعزيز التفاعل الإيجابي وتمكين المشاركين من التعبير بحرية وإثارة الإبداع والابتكار في ورشة العمل المشتركة.

تحديد المخرجات (Define Deliverables)

في ورشة العمل المشتركة، يجب تحديد المخرجات المرجوة بوضوح. تحديد المخرجات يساهم في توجيه الأنشطة والتركيز على تحقيق النتائج المحددة.

عند تحديد المخرجات، يجب أن تكون واضحة وقابلة للقياس وتعكس الأهداف المحددة لورشة العمل. يمكن أن تشمل المخرجات التصاميم الأولية، أو نماذج تفاعلية، أو توصيات لتحسين تجربة المستخدم، أو حتى تقارير تلخص نتائج الورشة والخطوات المستقبلية.

من خلال تحديد المخرجات بشكل واضح، يمكن للمشاركين أن يتوقعوا نتائج ملموسة ويعملوا بتركيز على تحقيقها. يساعد ذلك في توجيه الجهود وتحفيز المشاركين على العمل باتجاه تحقيق المخرجات المحددة.

علاوة على ذلك، ينبغي توضيح كيفية توثيق وتقديم المخرجات في نهاية الورشة. يمكن أن تكون المخرجات على شكل تقارير مكتوبة أو عروض تقديمية أو نماذج تفاعلية قابلة للاستخدام. يجب أن يكون هناك اتفاق على توقيت تسليم المخرجات والجهة المسؤولة عن تنفيذها.

بتحديد المخرجات بوضوح، يمكن ضمان تحقيق نتائج ملموسة وإحداث تأثير فعّال من ورشة العمل المشتركة.

تضمين تقنيات التسخين (Include Warm-Up Techniques)

تقنيات التسخين هي نشاطات صغيرة ومحفزة يتم تنفيذها في بداية ورشة العمل المشتركة لتحفيز المشاركين وتجهيزهم للتفاعل والإبداع. تعمل هذه التقنيات على تحطيم الجليد وتخفيف التوتر وبناء جو مرح ومفتوح.

بعض تقنيات التسخين التي يمكن تضمينها في ورشة العمل المشتركة:

ألعاب الثلجة (Icebreakers)

يمكن استخدام ألعاب الثلجة البسيطة والمرحة للتعارف وتعزيز التواصل بين المشاركين. يمكن أن تشمل ألعاب الثلجة أسئلة تعريفية، أو ألعاب تعاونية بسيطة.

التمارين الإبداعية

يمكن استخدام التمارين الإبداعية لتحفيز التفكير الإبداعي وتنشيط العقول. يمكن أن تشمل التمارين الإبداعية حل الألغاز، أو توليد الأفكار الجديدة، أو استخدام تقنيات الرسم والتصوير البصري.

التمارين الجسدية

يمكن استخدام التمارين الجسدية البسيطة لتنشيط الجسم وتحفيز التفاعل الجماعي. يمكن أن تشمل التمارين الجسدية التمدد والاسترخاء، أو تمارين التنفس العميق، أو حتى بعض التمارين الرياضية البسيطة.

القصص الملهمة

يمكن استخدام القصص الملهمة والمشوقة لتحفيز التفكير الإبداعي وإلهام المشاركين. يمكن أن تشمل القصص الملهمة تجارب ناجحة في مجال تصميم الخدمات أو تجارب المستخدم الإيجابية التي يمكن الاستفادة منها.

تضمين تقنيات التسخين في ورشة العمل يساهم في إحداث جو من المرح والتفاعل ويساعد على تعزيز التعاون والإبداع بين المشاركين.

ورش العمل المشتركة مقابل مجموعات التركيز (Co-creation Workshops vs. Focus Groups)

ورش العمل المشتركة ومجموعات التركيز (Focus Groups) هما منهجان شائعان في عملية تصميم الخدمات، ولكنهما يختلفان في الطريقة التي يتم بها إشراك المشاركين وجمع المعلومات.

ورش العمل المشتركة

تتمحور ورش العمل المشتركة حول التعاون والتفاعل بين المشاركين من خلال تنفيذ أنشطة مبتكرة مشتركة. تتضمن هذه الأنشطة توليد الأفكار وتصميم الحلول والتجربة العملية للتصميمات. تتمحور فلسفة ورش العمل المشتركة حول إشراك المشاركين كشركاء في عملية التصميم واستخدام خبراتهم ورؤاهم لتحقيق التحسين والابتكار.

مجموعات التركيز

تركز مجموعات التركيز على جمع آراء وملاحظات المشاركين من خلال مناقشات مجموعات صغيرة. يتم توجيه المشاركين بواسطة مراقب أو مدير المجموعة للتعبير عن آرائهم وتجاربهم فيما يتعلق بموضوع محدد. يتم تحليل المعلومات واستخدامها كأساس لاتخاذ قرارات في عملية التصميم.

ورغم وجود تباينات بين النهجين، إلا أنه يمكن استخدامهما معًا في عملية تصميم الخدمات. يمكن أن توفر ورش العمل المشتركة بيئة مبتكرة وتعاونية لتوليد الأفكار وتصميم الحلول، بينما تساعد مجموعات التركيز في فهم واحتياجات المستخدمين واستيعاب آرائهم.

تحديد النهج المناسب يعتمد على أهداف التصميم والموارد المتاحة وطبيعة المشروع. يمكن استخدام أيًا منهما بشكل منفصل أو متكامل في عملية تصميم الخدمات.

اختيار الطرق (Selecting Methods)

اختيار الطرق المناسبة في ورشة العمل المشتركة يلعب دورًا حاسمًا في تحقيق الأهداف المحددة. يجب أن يتم اختيار الطرق التي تتناسب مع طبيعة المشروع وتلبي احتياجات المشاركين.

عند اختيار الطرق، يجب مراعاة النقاط التالية:

1. الهدف المحدد: يجب أن يتوافق الاختيار مع الهدف الرئيسي لورشة العمل. إذا كان الهدف هو توليد الأفكار، فقد تكون الطرق مثل جلسات التصور الإبداعي أو توليد الأفكار الجماعية مناسبة. إذا كان الهدف هو تحليل التجربة المستخدم، فقد تكون الطرق مثل المشاهدة والتحليل أو المقابلات المستخدمين مناسبة.
2. مجموعة المشاركين: يجب أن تكون الطرق مناسبة لمجموعة المشاركين المشتركة في الورشة. يمكن أن تشمل طرق التصميم التعاوني أو تقنيات التصويت أو استخدام الأدوات التفاعلية التي تناسب احتياجات المشاركين المحددة.
3. الموارد المتاحة: يجب أن يتوافق الاختيار مع الموارد المتاحة مثل الوقت والمال والمواد. يجب أن يتم اختيار الطرق التي يمكن تنفيذها بكفاءة وفعالية بناءً على الموارد المتاحة.
4. تنوع الطرق: يفضل اختيار مجموعة متنوعة من الطرق لتحقيق أهداف متعددة في ورشة العمل. يمكن استخدام طرق مثل جلسات التصور الإبداعي وتقنيات التصميم القائم على القصة وتحليل البيانات لتوفير رؤى شاملة ومتعمقة.

باختيار الطرق المناسبة، يمكن تعزيز فاعلية ورشة العمل وتحقيق النتائج المرجوة بشكل أكثر فاعلية.

الخلاصة

تختتم ورش العمل المشتركة بإثراء وتحسين عملية تصميم الخدمات من خلال إشراك المشاركين وتعزيز التعاون والإبداع. من خلال تحديد الأهداف وتعريف الجدول الزمني واختيار الطرق المناسبة، يمكن لورش العمل المشتركة أن توفر بيئة محفزة لتوليد الأفكار وتصميم الحلول الابتكارية التي تلبي احتياجات المستخدمين.

ومن خلال تعريف مفهوم وأهداف ومكونات وتقنيات ووسائل التخطيط واختيار الطرق المناسبة، يمكن للمصممين ومحترفي تجربة المستخدم الاستفادة من ورش العمل المشتركة كأداة قوية في عملية تصميم الخدمات.

سواء كنت مصممًا مبتدئًا أو محترفًا في مجال تصميم الخدمات، فإن ورش العمل المشتركة توفر لك الفرصة للتفاعل مع المشاركين وتطوير حلول إبداعية وتحسين تجربة المستخدم. استغل هذه الأداة القوية بتخطيط جيد وتنفيذ فعال لتحقيق النجاح في تصميم الخدمات.

في النهاية، تتمثل قوة ورش العمل المشتركة في تحقيق التعاون والتفاعل وتوليد الأفكار الجديدة. استمتع بعملية التصميم الإبداعية وكن مستعدًا لتحقيق نتائج ملموسة وإثراء تجربة المستخدم من خلال ورش العمل المشتركة.